Koordination am Hochzeitstag

Koordination am Hochzeitstag — Ablauf im Griff

Am Festtag sollen Sie als Auftraggebende den Ablauf erleben, nicht zwischen Caterer, Technik und Location vermitteln. Unsere Tag-J-Koordination übernimmt den Zeitplan, die Ansprechpartnerrolle gegenüber Dienstleistern und die diskrete Lösung von Logistikproblemen — von Zürichsee-Terrasse bis Berner Saal.

Das Mandat beginnt idealerweise Wochen vorher: Wir übernehmen ein bestehendes Dossier oder erstellen es aus Ihren Unterlagen. Minutenplan, Kontaktliste, Sitzordnung und Aufbauplan werden mit allen Beteiligten abgestimmt. Zwei Wochen vor dem Termin liegt eine finale Version vor — nummeriert, damit niemand mit veralteten Angaben arbeitet.

Am Morgen kommen wir vor den ersten Lieferanten am Location — prüfen Zugang, Strom und Aufbauflächen. Floristik, Catering und Technik erhalten klare Zeitfenster; Konflikte zwischen Montage floraler Bögen und Küchenaufbau lösen wir vor Ankunft der Gäste.

Während der Trauung und des Empfangs bleiben wir für das Team sichtbar, für Gäste unaufdringlich. Verspätungen, Wetterwechsel oder fehlende Tische werden priorisiert und gelöst, ohne die Feier zu unterbrechen. Sie entscheiden nur bei Fragen, die wirklich Ihre Freigabe brauchen.

Wir kennen wiederkehrende Locations in Zürich, Winterthur, Bern, Basel und der Ostschweiz — Parkplatzlogik, Lärmsperren ab 22 Uhr, Kühlketten für Sommer-Apéros. Diese Erfahrung spart Minuten, wenn der Shuttle aus Luzern verspätet ist oder der Regenplan aktiviert werden muss.

Mehrsprachige Hochzeitsgesellschaften betreuen wir über Programme, Moderation und klare Ansagen — ohne dass Sie zwischen Deutsch, Englisch und Französisch vermitteln müssen. Kinder und Gäste mit eingeschränkter Mobilität erhalten auf dem Plan markierte Wege und Sitzplätze.

Abends prüfen wir Demontage, Rückgabe von Material und Schlüsselübergabe an die Location. Am nächsten Werktag erhalten Sie ein kurzes Protokoll: Verschiebungen, offene Rechnungen, Hinweise für Nacharbeiten. Praktisch, wenn Sie am Folgetag verreisen.

Einzel- oder Doppelkoordination je nach Gästezahl und Komplexität — im Erstgespräch empfehlen wir die passende Besetzung. Präsenzzeiten und Leistungsumfang stehen verbindlich in der Offerte, nicht als vage «ganzer Tag».

Tag-J-Koordination ersetzt keine Monate Vorbereitung, wenn noch keine Verträge oder Pläne existieren. In dem Fall kombinieren wir Kurzplanung und Koordination — Umfang und Honorar werden separat ausgewiesen.

Unverbindliches Erstgespräch, danach schriftliche Offerte. Keine Garantie auf null Improvisation — wohl aber auf eine erprobte Struktur, die Improvisation dort zulässt, wo es nötig ist, und sie sonst verhindert.

Wenn Trauung und Empfang an unterschiedlichen Adressen stattfinden — etwa Standesamt in Winterthur und Apéro am Greifensee — synchronisieren wir Shuttles, Aufbauzeiten und Ankunft der Dienstleister an beiden Orten. Gäste erhalten einen klaren Zeitplan; Sie müssen keine Wegbeschreibungen wiederholen.

Kinderbetreuung, Ruhezonen und barrierefreie Wege markieren wir auf dem Produktionsplan. Sicherheitspersonal koordinieren wir nur, wenn Location oder Gästezahl es verlangen — ohne übertriebenes Protokoll. Jede Massnahme wird vorher mit Ihnen abgestimmt.

Notfallkontakte — Technik, Location, Caterer — sind auf einer Karte mit Prioritäten sortiert. Bei Stromausfall oder plötzlichem Wetterwechsel greifen vordefinierte Schritte, statt improvisierter Diskussionen in der Küche. Das schont Nerven und hält den Empfang im Rhythmus.

Honorar und Präsenzzeiten legen wir im Erstgespräch fest und bestätigen schriftlich. Tag-J-Koordination kann mit Nachbetreuung für Materialrückgabe kombiniert werden. Unverbindliches Erstgespräch — danach Offerte ohne Marketing-Festpreis auf dieser Seite.